Gerenciamento de requisitos legais

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O homem, quando perfeito, é o melhor dos animais, mas quando separado da lei e da justiça, se torna o pior de todos eles.”

Aristóteles

Sim, vivemos num mundo (e num país) regido por leis. De acordo com a Constituição Federal de 1988:

law“Art. 5º Todos são iguais perante a lei, (...) garantindo-se (...) a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:

(...)

II - ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei;”

Ou seja: todos somos obrigados a cumprir as leis.

Sem muito “mimimi” conceitual, considere que lei é toda regra jurídica escrita. Então, devemos cumprir Leis, Decretos, Instruções normativas, Resoluções, dentre outros, desde que aprovados e em vigor. Por exemplo: projetos de lei não são requisitos legais, por não terem sido aprovados. Da mesma maneira, leis revogadas (anuladas) perdem seu efeito, e não existe mais a obrigação de seu cumprimento.

Mas, se há tantas leis, como saber quais se aplicam a uma empresa específica? Como saber se a empresa está realmente cumprindo uma legislação? Neste artigo vamos falar sobre o atendimento às Leis por parte das empresas no âmbito do Sistema de Gestão Ambiental, de Saúde e Segurança do Trabalho, e sanar algumas destas dúvidas. Você verá que o gerenciamento de requisitos legais vai muito além de simplesmente identificá-los.

PARA QUE GERENCIAR REQUISITOS LEGAIS?

Já que a Lei deve ser atendida sempre, a razão mais óbvia do gerenciamento de requisitos legais é manter-se em conformidade legal. Consequentemente, a empresa evita receber multas e outros prejuízos financeiros.

Ao mesmo tempo, a empresa promove o controle de seus passivos (ambientais, trabalhistas, etc), o que preserva sua imagem frente à população e seus clientes.

Os prejuízos associados à falta de controle de requisitos legais são imensos. É muito mais vantajoso (em termos econômicos, ambientais e sociais) para uma empresa trabalhar em conformidade legal.

PLANEJAMENTO

As normas ISO 14.001/2004 e OHSAS 18.001/2007 tratam dos requisitos legais na seção “planejamento”. Ambas explanam que a organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) para identificar e ter acesso a requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos subscritos pela organização, relacionados à Segurança, Meio ambiente e Saúde, determinando como esses requisitos se aplicam a suas atividades. Esta informação deve ser mantida atualizada e comunicada às pessoas que trabalham sob controle da organização e outras partes interessadas relevantes.

Basicamente, a gestão dos requisitos legais se inicia com a identificação do “negócio” da empresa, conhecendo o funcionamento da organização, seus produtos, perigos e riscos, aspectos e impactos ambientais.

Os “outros requisitos” são aqueles que, mesmo não sendo obrigatórios por lei, são aplicáveis à empresa. Por exemplo, se a empresa pretende se certificar na ISO 9.001, esta norma passa a ser um requisito. Desta forma, normas, acordos sindicais, procedimentos internos, dentre outros, se tornam aplicáveis e devem ser gerenciados.

OBS: cumprir normas técnicas de entidades não governamentais (como as ISOs) não é obrigatório a uma empresa, a não ser que isto seja expresso pela alta direção, ou esteja claramente referenciado em algum instrumento legal. Um fiscal ou auditor não pode cobrar a aplicação de um requisito normativo se este não for um requisito legal ou subscrito pela organização.

mais ou menos
Simples? Maaaais ou meeeenos. Não é tão simples como parece!

Uma vez identificados estes elementos, procura-se quais os requisitos legais são aplicáveis a eles.

Simples, não?

Não...

IDENTIFICAÇÃO

É muito difícil identificar requisitos legais aplicáveis. O jeito mais “fácil” é entrar no site do Planalto (http://www4.planalto.gov.br/legislacao). Lá você pode buscar as leis uma a uma, ou através do link de pesquisa disponível no site.

Pesquisa legislação

morto
Pesquisar requisitos legais, um a um, é extremamente trabalhoso.

Infelizmente, este processo é extremamente trabalhoso e improdutivo. Dependendo do porte ou da complexidade da sua empresa, é quase certo que você não conseguirá identificar 100% dos requisitos legais aplicáveis a ela. Além disso, há a dificuldade de interpretar se uma lei é aplicável ou não, tarefa muitas vezes complicada para leigos.

Outra situação que dificulta é o fato de que no site do planalto (pasmem) há muitos erros de digitação e, às vezes, até leis desatualizadas. Digo por experiência própria.

Então, apesar de gratuita, esta opção acaba sendo inviável para muitos casos.

No fim do artigo nós apresentaremos uma solução mais simples e eficaz!

ATUALIZAÇÃO

É imprescindível que o banco de dados seja mantido atualizado. Se um requisito legal sofre alguma modificação que a empresa não acompanha, o atendimento a este requisito pode se tornar deficiente, ou até mesmo, inexistente.

Por exemplo, imagine que uma empresa atenda a um requisito legal, o qual determina o nível máximo de emissão de determinado poluente em 10mg/L. Se esta Lei for atualizada, estabelecendo um nível de emissão mais restritivo (digamos, 5mg/L) e a empresa não estiver atenta a esta modificação, estará atendendo a um parâmetro incorreto. Ou melhor, estará em não-conformidade legal!

Atualizações legais sempre são publicadas no Diário Oficial da União, que pode ser acessado através do link http://portal.imprensanacional.gov.br/.

AÇÕES DE CONTROLE

Identificados os requisitos legais, deve-se monitorar o nível de conformidade legal. Normalmente este procedimento é realizado através de listas de verificação, baseadas nos próprios requisitos legais.

LV

A lista de verificação permite avaliar o atendimento aos requisitos legais. Deve-se estabelecer uma periodicidade de aplicação, promovendo-se a comparação de todas as avaliações e monitorando-se o sistema.

PRECISO DE AJUDA...

Close-up of two business colleagues having meeting

Não se preocupe, pois a maioria das empresas terceiriza este processo. Como se trata de um trabalho muito específico e complexo, é comum (e extremamente viável) contratar uma empresa de gerenciamento de requisitos legais. Estas empresas possuem profissionais da área de direito que realizam a identificação dos requisitos legais aplicáveis, disponibilizando-os em um banco de dados digital (muitas vezes em software próprio), constantemente atualizado (inclusive o próprio software alerta ao usuário sobre atualizações legais). Estes profissionais se disponibilizam a realizar consultas e sanar dúvidas em horário comercial.

Além disso, fornecem textos integrais, em diferentes formatos para consulta a qualquer momento. Também fornecem listas de verificação, as quais geram relatórios estatísticos de conformidade.

Muitas destas empresas ainda realizam auditorias de conformidade legal, que identificam não-conformidades, as quais podem ser sanadas antes de auditorias de certificação ou fiscalizações.

Apesar de ser um custo para a empresa, veja esta solução como um investimento para evitar gastos maiores. E, se sua empresa não gerenciar corretamente seus requisitos legais e outros requisitos, certamente terá frequentes prejuízos. Veja o exemplo da lei 9605/98, ligada apenas a crimes ambientais.

Lei de crimes ambientais-01-01
Lei 9605 - A lei de crimes ambientais

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