Planilhas de Segurança do Trabalho: Por que o Excel é um diferencial para um profissional de SMS?

Tempo de leitura: 12 minutos

Planilhas de segurança do trabalho: Como elaborar planilhas impactantes no Excel?

Você sabe o poder do Excel dentro das empresas? Tem noção do quanto sua carreira pode alavancar se você dominar Excel?

Para você ter uma ideia do que falo, veja o que o Diretor Executivo da Microsoft, Satya Nadella, diz sobre o excel, e perceba o poder desta ferramenta:

“Pense em um mundo sem o Excel. Isso é simplesmente impossível para mim”.

Satya considera o Excel o melhor produto da empresa.

De fato, o mundo que conhecemos sem o excel é simplesmente impossível. Trata-se de uma ferramenta poderosa que facilita os meios de se fazer gestão nas empresas, sobretudo, em SMS (Segurança do Trabalho, Meio ambiente e Saúde ocupacional). Eu mesmo trabalho diariamente com inúmeras planilhas de excel.

Neste artigo, vou te mostrar como o Excel é capaz de facilitar a vida do profissional de segurança do trabalho, e de quebra, projetar a sua carreira, tornando-o uma autoridade reconhecida pela sua equipe e chefia.

Acompanhe-me até o final!

Não sei se você já conhece o Excel mas, basicamente, é um programa da Microsoft onde se trabalha com tabelas; são vários quadradinhos onde você adiciona informações que deseja controlar, e faz essas informações se comunicarem de forma lógica e bastante simples.

Planilhas de Segurança do Trabalho - excel

Na primeira vez que abri o Excel, fiquei muito confuso com aquele monte de quadradinhos. Não tinha ideia do que fazer com aquilo. Eu fazia tudo no Word, pois achava muito mais simples de mexer.

Até que certa vez fui trabalhar com um cara que fazia somente TUDO no Excel. Até para fazer contas, ao invés de abrir a calculadora, ele abria o Excel. Este cara me mostrou funcionalidades que me deixaram boquiaberto e, qualquer coisa que eu fazia no Word, ele conseguia melhorar muito aplicando fórmulas e outras funções do Excel.

Aquele momento mudou a minha vida. Sem exageros!

E neste artigo, vou te mostrar o porquê desta minha afirmação audaciosa. Você também vai descobrir o poder do excel de alavancar a carreira de um profissional.

Vou te mostrar situações práticas de como o Excel pode facilitar os trabalhos de um profissional de SMS.

Planilhas de Segurança do Trabalho no Excel - Exemplos Práticos!

Imagine as seguintes situações:

1 - Você acaba de ser contratado por uma empresa e é indicado pelo seu chefe para controlar documentos cruciais para o pleno funcionamento da empresa, sem os quais, ela ficará sujeita a autuações, embargos, perda de produtividade e queda de faturamento.  São licenças, alvarás e cadastros de empresas contratadas que você tem que organizar as informações e monitorar a validade de cada documento, sem deixar que expire esta validade.

2 - Você foi contratado para ser o responsável pelo gerenciamento dos acidentes de uma empresa. Você precisa registrá-los, apresentar os dados mensalmente a uma comissão, juntamente com propostas para diminuição dos números de acidentes. Em um cenário em que os custos de acidente representam um grande impacto para a produtividade da empresa, seu trabalho é considerado chave.

Como você percebeu, essas duas situações apresentadas são muito comuns em qualquer empresa.

Agora, faça uma reflexão: como você lidaria com esses dois desafios?

Da forma clássica e conservadora? Fazendo tudo à mão, com um caderno-ata, caneta e régua, você é capaz de se virar e fazer ótimas tabelas para consulta e gerenciamento das informações?

De forma mais moderninha? Usando o computador, mas dentro de suas limitações tecnológicas, que só conhece o word e seus atalhos Ctrl + C e o Ctrl + V ?

Ou de forma mais profissional, prática e efetiva, utilizando as ferramentas do Office, explorando suas particularidades e funcionalidades, que otimizam seu tempo e seus resultados?

Em qual categoria você se enquadra?

Saiba que não é pecado se enquadrar nas duas primeiras categorias. Cada um desenvolve seus trabalhos em seu ritmo, dentro de suas competências e limitações.

Mas o que vamos te mostrar nos próximos tópicos é como o terceiro tipo de pessoa é capaz de desenvolver as tarefas acima apresentadas de uma maneira muito mais rápida e eficaz.

CONTROLANDO OS DOCUMENTOS COM PLANILHAS DE SEGURANÇA DO TRABALHO

Lembre-se que seu objetivo, no primeiro desafio, relativo ao controle de documentos, é garantir que nenhum documento extrapole seu prazo de validade. Se isso acontece, os prejuízos para a empresa são enormes, e você não pode deixar isso acontecer.

O Excel permite que você organize informações importantes deste controle, tais como: nome da empresa, CNPJ, contato, produto/serviço desempenhado, documento, número do documento e sua validade. Isto é básico.

Neste caso, para otimizar este gerenciamento, você pode adicionar uma funcionalidade em que o Excel “te avisa” quando o documento vai vencer!

Ele reconhece a data atual, compara com a data de validade do documento, calcula o tempo de expiração desse prazo e te informa quanto tempo falta para o vencimento do mesmo, indicando, inclusive, com diferentes colorações.

Não é incrível? Veja o exemplo na figura abaixo:

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de documentos

Veja como é fácil visualizar  as informações das contratadas, sobretudo as notificações de alerta do prazo de validade. Facilmente você consegue saber qual documento está mais crítico para direcionar ações necessárias para sua atualização.

Se você quiser enviar um e-mail para a empresa, um simples clique sobre link do endereço já permite você se comunicar com a contratada.

Neste momento, você pode estar curioso para saber como fazer essa funcionalidade de alerta. No final deste artigo, eu te mostro, exatamente, como utilizar essa função. Você verá como é simples! Acompanhe-nos até o final.

GERENCIANDO OS ACIDENTES COM PLANILHAS DE SEGURANÇA DO TRABALHO

Uma outra aplicação do Excel extremamente importante é no controle dos acidentes de trabalho.

Veja essa planilha abaixo:

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de acidentes

Esta planilha é utilizada para lançar dados objetivos de acidentes: nome do acidentado, o tipo de acidente, a data e a parte do corpo atingida.

Nela foi inserido um campo lateral de pesquisa. Se digitarmos neste campo a palavra “Mão”, a célula amarela retornará o número de acidentes que atingiram a mão dos funcionários.

Já pensou o quanto isso pode te ajudar nos trabalhos?

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de acidentes mão

Da mesma forma, se você digitar “Silvestre Estalonge Rambolino”, a célula amarela retornará o número de acidentes que este funcionário sofreu.

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de acidentes nome

Este tipo de controle facilita muito o gerenciamento.

  • Quantos acidentes de trajeto ocorreram?
  • Quanto acidentes ocorreram no mês de Fevereiro?
  • Quantos acidentes ainda não foram investigados?

Isto tudo pode ser facilmente obtido com esta planilha, sem o trabalho de contar um por um. Aliás, isto seria um trabalho imenso.

Outra funcionalidade muito prática e importante no tratamento dos dados da tabela é a possibilidade de gerar gráficos. Com eles, suas apresentações serão muito mais impactantes. Veja esse exemplo abaixo:

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de acidentes gráfico

Com este gráfico, é fácil perceber que um dos grande problemas da empresa são acidentes envolvendo as mãos dos funcionários, e que alguma ação deve ser tomada para melhorar este cenário. É muito mais fácil convencer sua chefia a direcionar ações neste sentido do que apresentando uma tabela cheia de informações.

Bem prático, não?

MAS ISSO É PRA QUEM SABE MUITO!?!?

Você pode estar achando que é preciso ser um expert do Excel para fazer planilhas de segurança do trabalho como estas, mas não é! Na verdade, estes comandos são muito simples e sua elaboração exige conhecimentos extremamente básicos.

No fim deste artigo, eu te mostro passo a passo como fazer essas planilhas.

O conhecimento básico do Excel já permite que uma pessoa desenvolva planilhas bem úteis. E, com a prática, você percebe que pode misturar comandos básicos para desenvolver planilhas mais complexas.

Conhecer estas e outras funcionalidades do Excel me abriu muitas portas. E, com você, com certeza acontecerá o mesmo!

Como o trabalho de profissionais de Qualidade, Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional (QSMS) é muito apoiado em análises, principalmente quando inserido em um Sistema de Gestão, o Excel é praticamente obrigatório, pois sua versatilidade permite uma infinidade de formas de estudos.

Em qualquer empresa, se destaca o profissional que tem a capacidade de:

  • compilar e analisar dados;
  • traçar estratégias com base em estatísticas;
  • apresentar informações de forma clara;
  • melhorar processos baseado em dados estatísticos;
  • otimizar seu tempo para desenvolver múltiplas funções sem se sobrecarregar.

E tudo isto é oferecido pelo Excel!

E é pensando na transformação que o conhecimento em Excel pode te proporcionar, tornando-o um profissional de destaque em sua empresa, que te indico o curso “Excel aplicado na Segurança do Trabalho”.

Um curso totalmente online, que te permite assistir às aulas na hora e lugar que você quiser, repetindo quantas vezes forem necessárias para você aprender. 

São 35 vídeo-aulas didáticas, totalizando 8 horas de curso, com exemplos aplicáveis na SST, desde o nível iniciante ao avançlado.  Tudo de forma prática! 

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Curso Excel aplicado na SST

Você pode estar pensando em aprender o Excel sozinho.

Eu mesmo até comecei desta forma. Mas isto me exigiu muitas horas de pesquisa e dedicação, muitos acertos e erros, o que não foi produtivo. Muitas coisas eu precisei aprender em momentos de urgência, em que eu tinha pouco tempo para desenvolver o trabalho.

Portanto, se você quer economizar tempo de aprendizagem e se destacar no seu ambiente de trabalho já nas próximas semanas, conheça o curso “Excel aplicado na Segurança do Trabalho”. Você verá a transformação que ele te proporcionará. Clique Aqui!

No próximo tópico, vou te mostrar na prática, como desenvolvemos as planilhas de segurança do trabalho apresentadas para você. No final você poderá baixá-las gratuitamente.

Confira!

EXTRA: COMO FIZEMOS ESTAS PLANILHAS DE SEGURANÇA DO TRABALHO?

Como eu disse, as planilhas de segurança do trabalho acima exigem conhecimentos extremamente básicos. Vamos a eles:

PLANILHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de documentos

Nesta planilha eu usei na coluna “I” uma sequência de uma das funções mais simples que existem: a função “SE”.

Com ela, a célula considera um teste lógico. Se o teste retornar um valor verdadeiro, a célula fornecerá um resultado; caso contrário, ela fornecerá outro resultado.

Por exemplo, na célula “I6”, a fórmula que inseri foi:

=SE(H6="";"";SE(J6>150;"";SE(J6<0;"VENCIDO";SE(J6<30;"Vence em 1 mês";SE(J6<60;"Vence em 2 meses";SE(J6<90;"Vence em 3 meses";SE(J6<120;"Vence em 4 meses";SE(J6<150;"Vence em 5 meses";""))))))))

Esta mesma fórmula é utilizada nas células abaixo, modificando-se apenas o número da célula “H”.

Parece difícil, né?

Mas perceba que, na verdade, ela é uma sequência de “SEs”. O que fiz foi adicionar vários “SEs” dentro de cada “SE” como condicionante.

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de documentos condicional

Na célula “J1” eu usei a fórmula “=HOJE()”, que retorna a data atual.

Na célula “J6” eu usei a fórmula “=H6-$J$1”. Isto subtrai a data de vencimento do documento da data atual. Isto podia ser inserido direto na fórmula principal, mas eu preferi separar por motivos de visualização.

Já para atribuir cores às células, eu usei a “Formatação condicional”.

Para isto, selecionei a coluna “I”, cliquei em “Formatação condicional” e em “Nova Regra”.

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de documentos nova regra

Na caixa que abriu, selecionei “Formatar apenas células que contenham”. No campo “Formatar apenas células com:”, selecionei “valor da célula”, “é igual a” e “Vencido”. Forneci, então, a formatação desejada (neste caso, quero que a célula seja preenchida pela cor vermelha).

Depois realizei o mesmo processo para as demais informações, atribuindo cores diferentes.

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de documentos cores diferentes

Pronto, a planilha está concluída.

Se você achou interessante essa planilha, imagine você ter a capacidade de desenvolver tantas outras planilhas de segurança do trabalho, como:

  • Planilha de controle de EPIs;
  • Planilha de controle de extintores;
  • Planilhas de gerenciamento de auditorias.

PLANILHA DE GERENCIAMENTO DE ACIDENTES

Nesta planilha eu usei na célula “I6” a função “CONT.SE”. Esta função conta, dentro de um intervalo, o número de células que obedecem aos critérios estabelecidos.

Neste caso, a fórmula foi:

=CONT.SE(A:F;H6)

Isto quer dizer que a fórmula contará o número de células que, dentro do intervalo de colunas A até F, tiver um valor idêntico ao da célula H6 (célula de pesquisa).

Planilhas de Segurança do Trabalho - controle de acidentes contador

Fácil, não?

Para melhor visualização, se quiser, baixe estas duas planilhas no link abaixo:

Download planilhas

Conclusão

Trabalhar com SMS em geral envolve muita estratégia. A análise de dados é fundamental, principalmente quando se está inserido em um sistema de gestão onde o objetivo principal é a melhoria contínua.

O Excel é uma ferramenta mandatória para este tipo de trabalho e conhecer seus comandos básicos pode te inserir em posições mais estratégicas dentro do SGI.

Portanto, nunca deixe de aprender. Erra quem pensa que o puro conhecimento obtido durante o curso técnico ou o curso superior vai abrir todas as portas. Este conhecimento é uma base sobre a qual devem ser erguidas estruturas sólidas e multidisciplinares.

Um grande abraço!

 

12 Comentários


  1. Oi! você pode me enviar esse material de excel para TST por e-mail ?
    Te agradeço desde já

    Responder

    1. Bom dia, Rogério.

      Qual material, exatamente? As planilhas que usamos para exemplo?

      Responder

        1. Bom dia, João Ricardo.

          Que bom que gostou do material.

          Estas planilhas nós elaboramos na hora da criação do artigo, mas não as salvei. Mas se você seguir os passos descritos, fica muito fácil elaborá-las.

          Abraço

          Responder

  2. Gostaria de obter as planilhas de controle de documentos em segurança do trabalho, teria como enviar no meu email, ou faço para conseguir?

    Responder

    1. Bom dia, Paulo.

      Adicionamos um link no artigo para download das planilhas!

      Abraço.

      Responder

  3. Gostei muito do assunto. Gostaria de receber a planilha.
    Parabéns .

    Responder

    1. Bom dia, Thiago. Ao final do artigo nós disponibilizamos as planilhas para download.

      Muito obrigado pelo feedback.

      Responder

  4. Olá procuro fazer o grafico de adição de decibéls no excel para transcrever o que ja fiz no papel para a máquina e depois imprimir para ser afixada em meu TCC e não achei nada, nem na internet uma que eu pudesse usar, apenas o que encontrei foi o Ábaco de adição de decibéls em jpeg o que não me ajudou muito, pois desta forma escanearia o que fiz no papel e colocaria no TCC, claro que não ficaria aquela maravilhas mas quebraria o galho mas a nota no final da apresentação cairia muito, inviabilizando o seu uso e prejudicaria em muito minha nota para aprovação. poderia ajudar por favor??? Conto com a ajuda de vocês.

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    1. Olá Marcelo. Preciso que seja mais claro na sua dúvida. Você realizou medições sonoras e gostaria de plotá-las em um gráfico, é isso?

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  5. Vocês estão de parabéns com o site. Muitas informações importantes e com uma leitura muito agradável.
    Eu acompanho há um tempo e virei fã.
    Parabéns!!

    Responder

    1. Muito obrigado, Nathália. É muito bom saber que nosso conteúdo contribui para o crescimento das pessoas!

      Abraço.

      Responder

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