Sistema de gestão – 7 passos para elaborar uma Política de impacto

Tempo de leitura: 8 minutos

Como você pôde ver em nosso artigo “Sistema de gestão – Política Ambiental, de Qualidade, e de SST” a Política é um documento importantíssimo dentro de um sistema de gestão. Não viu? Então leia o artigo abaixo antes de continuar!

Política Capa
Sistema de gestão – Política Ambiental, de Qualidade, e de SST

Mas, como elaborar uma Política?

Neste artigo nós vamos te mostrar o caminho das pedras, o passo a passo para elaborar uma Política de impacto para sua empresa. Vamos usar como exemplo o processo que deu origem à Política Integrada do AmbienteSST!

1 – IDENTIFICAÇÃO DO SEU NEGÓCIO

É indispensável que, antes de tudo, você identifique o negócio da sua empresa. Isto é necessário porque a política deverá ser apropriada ao propósito e ao contexto da organização.

Caso você esteja aplicando o sistema de gestão para uma atividade ou setor específico, deve identificar qual seu negócio específico (não o geral da empresa).

vendedor e manutençãoVamos dar o exemplo de uma empresa que vende telefones celulares. Ao elaborar uma Política para a empresa como um todo, você consideraria fatores como satisfação dos clientes, preços competitivos, atendimento cortês, etc. Mas, se o objeto de certificação for o setor de manutenção de celulares da empresa (imaginando que este setor não possui contato direto com os clientes), seriam considerados outros fatores, como agilidade no serviço, economicidade nos processos, qualidade na manutenção para evitar retrabalhos, etc.

Em nosso caso, o AmbienteSST é um site de compartilhamento de conteúdo sobre Segurança do Trabalho, Meio ambiente, Saúde Ocupacional e assuntos relacionados.

Em um primeiro momento, este é nosso negócio. Como existem planos de ampliação do site e da própria marca, a ideia foi elaborar uma política apropriada a nosso contexto atual, mas que vislumbre um cenário futuro.

Como já dissemos no artigo “Sistema de gestão – Política Ambiental, de Qualidade, e de SST”, a Política pode ser revisada a qualquer momento. Logo, quando percebermos esta necessidade, com certeza realizaremos esta revisão (você notará que, no documento final, incluímos uma numeração de versão).

2 – DEFINIÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO

Qual sistema utilizarNeste momento, deve ser definido que tipo de sistema de gestão será implementado na empresa. Sistema de Gestão Ambiental? Sistema de Gestão da Qualidade? Sistema de Gestão de SST?

É muito importante a participação da Alta Direção nesta decisão, pois ela será responsável pela disponibilização de recursos e delegação de responsabilidades no sistema.

Atenção: seja crítico quanto à realidade da empresa. Pode ser que uma grande empresa, com grande estrutura, opte apenas por um sistema de gestão de qualidade. Se ela tem a oportunidade e condições para ampliar e integrar seu sistema de gestão, aconselhe. Mostre todos os benefícios que podem ser alcançados com a implantação.

Da mesma maneira, não adianta uma empresa com recursos limitados querer aplicar um sistema integrado complexo, pois o trabalho não será satisfatório. Ela possui uma equipe técnica especializada para tal? Existem recursos? Seria economicamente viável para a empresa?

No caso do AmbienteSST, nós optamos pela integração dos sistemas de Meio ambiente e SST, baseados na ISO 14.001 e na OHSAS 18.001 respectivamente. Inicialmente não integraremos a ISO 9.001 apenas por considerar que precisamos maturar mais nossos conhecimentos teóricos para aplicá-la.

3 – FORMAÇÃO DE EQUIPE MULTIDISCIPLINAR

A Alta Direção deve formar uma equipe composta por, pelo menos, um representante de cada disciplina integrante do sistema de gestão. Se houver apenas uma disciplina, é interessante haver mais de um representante.

Não é obrigatória a participação da Alta Direção no processo de elaboração do documento, mas a participação demonstra comprometimento, o que fornece ânimo para a equipe.

Como o AmbienteSST só possui dois integrantes (até a data de publicação deste artigo), ambos representantes da Alta Direção, a equipe  foi composta por mim (Juliano) e pelo Danilo.

Para nos auxiliar, recorremos também à minha esposa (Mirella, engenheira ambiental), que agiu como revisora do documento.

4 – DEFINIÇÃO DE PONTOS RELEVANTES

Cada integrante da equipe designada reflete individualmente sobre pontos que acredita serem importantes dentro da Política. Requisitos obrigatórios segundo a norma, fatores que possam desafiar a empresa, elementos que provoquem desafios de desenvolvimento, etc.

Em nosso caso, o Danilo e eu, separadamente, fizemos nossas anotações e considerações, nas quais cada um elegeu fatores importantes que gostaria que constassem no documento final.

Anotações

5 – REUNIÃO DE ELABORAÇÃO

Reunião PolíticaNesta reunião devem estar presentes os integrantes da equipe multidisciplinar (e, se possível, a Alta Direção).

Cada integrante apresenta suas ideias, expondo seu ponto de vista e argumentos técnicos.

Neste ponto é fundamental a organização de todo o trabalho apresentado. Compilam-se ideias repetidas ou semelhantes; discutem-se ideias duvidosas; descartam-se ideias inviáveis; mediam-se ideias divergentes... Até que se alcance um consenso.

Podem ser necessárias mais de uma reunião. Não se apresse! Faça de tudo para que o documento seja elaborado de forma que a equipe toda fique satisfeita e, principalmente, a Alta Direção.

Como eu e o Danilo criamos o AmbienteSST baseados em intuitos específicos e bem definidos, não foi muito difícil chegar a um consenso. Elementos como o crescimento da marca e a qualidade de nossos serviços surgiram naturalmente. Mas elementos importantes que um dos dois havia esquecido de mencionar foram lembrados pelo outro. E, durante a reunião surgiram novas ideias.

                   reunião 1   reunião 2

Por isso a equipe multidisciplinar é importante no processo, pois várias pessoas conseguem conectar as ideias de forma a não deixar pontas soltas.

6 – APROVAÇÃO E FORMALIZAÇÃO DO DOCUMENTO

Uma vez definido o texto final do documento, a Alta Direção o aprova mediante as devidas burocracias (que dependem de empresa para empresa). É importante que o documento final seja assinado pelo(s) representante(s) da Alta Direção.

Este é o texto final de nossa Política:

O AmbienteSST, como projeto de divulgação de conteúdo de Segurança do Trabalho, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional (SMS), e prestação de serviços de consultoria, se compromete  a desenvolver seus trabalhos segundo os seguintes princípios:

  • Transformar o nome AmbienteSST em referência em consultoria e conteúdo de SMS, de forma ética, social, ambiental e economicamente responsável, superando as expectativas das partes interessadas, principalmente com relação ao conteúdo fornecido e ao atendimento à legislação e outros requisitos aplicáveis;
  • Fornecer conteúdo acessível e de qualidade em SMS e assuntos relacionados, promovendo a difusão da informação, de forma a contribuir para a construção do conhecimento;
  • Promover discussões saudáveis relacionadas a nosso conteúdo, desencorajando e combatendo qualquer manifestação de preconceito em nosso ambiente de trabalho, real ou virtual;
  • Melhorar de forma contínua nosso conteúdo, serviços e sistema de gestão, sempre considerando a opinião de nosso público-alvo e buscando novas formas de divulgação, para garantir que nossa informação atinja maior número de pessoas;
  • Disseminar a cultura de SMS para todas as pessoas, fomentando a preservação ambiental e a prevenção de acidentes e doenças ocupacionais em nosso e em qualquer ambiente de trabalho;
  • Utilizar sempre softwares e quaisquer produtos licenciados, respeitando todos os direitos autorais;
  • Firmar apenas contratos e parcerias que agreguem valor a nosso público-alvo;
  • Estimular a capacitação, formação e o aprendizado contínuo, tanto de nossos colaboradores quanto de nosso público-alvo.

Como o AmbienteSST não possui uma estrutura complexa de documentação, não houve burocracia alguma. Optamos por não assinar fisicamente o documento, pois a dimensão de nosso sistema de gestão ainda não exige tal formalidade.

7 – FORMATAÇÃO DO DOCUMENTO

Agora é o momento de conquistar o público-alvo da Política. Apresentá-lo de forma “crua” não é o melhor modo de divulgação. É interessante que seja criada uma arte para chamar a atenção das pessoas.

Se a empresa possuir um setor de comunicação visual, eles com certeza farão um trabalho atrativo. Apenas tome cuidado para que a arte não chame mais atenção do que o próprio texto!

Em nosso caso, decidimos que a Política deve ser disposta no site, em uma página própria, para que nosso público-alvo tenha conhecimento de seu conteúdo e sua importância.

Decidimos, é claro, destacar a logomarca do site e também chamar a atenção para algumas palavras-chave dentro da Política, colorindo-as. Como há muito texto, a ausência deste destaque faria com que as ideias se perdessem no meio de tantas letras. Desta forma conseguimos ainda dar mais vida ao documento.

No AmbienteSST eu mesmo realizo a comunicação visual do site. Então, o Danilo e eu jogamos algumas ideias de cores ligadas à nossa marca e chegamos à arte final.

Quer conhecê-la? Então clique e confira!

Arte Política

O link para o documento está disponível no menu principal do site. Faça um teste! Veja se nossa Política atende aos requisitos mínimos exigidos pelas normas!

RESUMO

Politica resumo

Seguindo estes passos com certeza você chegará a um grande resultado, o que será muito importante no desenvolvimento dos trabalhos futuros.

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