Sistema de Gestão – Introdução

Tempo de leitura: 5 minutos

Navalha de OckhamCerta vez, vi uma reportagem sobre um dono de um restaurante simples, mas que fazia muito sucesso em sua cidade. A reportagem falava sobre o gerenciamento de negócios.

O dono relatou que anotava tudo em caderninhos e que nunca se perdeu com este método. Seu filho, incomodado com a forma arcaica como o pai administrava seu negócio, comprou um computador para que o pai pudesse digitalizar as informações e trabalhar de forma mais organizada e rápida. O dono do restaurante mostrou à repórter o computador cheio de poeira, parado havia anos. “Eu comecei a me enrolar todo, perder o controle e as coisas começaram a andar mal. Voltei ao bom e velho caderninho, que sempre deu certo.”

O método que o dono do restaurante usava era tão eficaz que não precisava de adequação. Talvez até precisasse, mas era adequado às suas necessidades e limitações pessoais. Este método nada mais é do que o sistema de gestão do restaurante. Simples, mas eficaz.

Neste artigo, vamos apresentar um conceito de gestão e uma breve apresentação de alguns sistemas de gestão e sua base. Vamos lá?

O QUE É GESTÃO?

desesperado

Muita gente se assusta ou fica apreensiva quando houve a palavra gestão. Piora quando se fala em “sistema de gestão”. Mas calma! Não é nenhum bicho de sete cabeças. Ao contrário, trata-se de uma solução.

Gestão nada mais é do que a administração ou o gerenciamento de algo. Um Sistema de Gestão é um conjunto de ações e métodos que são empregados para melhorar a administração, com o intuito de se alcançar um objetivo.

Por exemplo: quando você cria uma rotina para o seu dia, planejando-o, você está tentando gerenciá-lo, de modo que não tenha imprevistos.

Estabelecer o horário de acordar, tomar café, levar as crianças para a escola, deixar o carro próximo ao metrô, pegar o metrô até o trabalho, nada mais é do que adotar um sistema de gestão de suas tarefas diárias.

O que acontece é que algumas pessoas são mais organizadas e outras são mais atrapalhadas. Ou seja, o sistema de gestão de algumas pessoas é mais eficaz do que o de outras.

O mesmo vale para o ambiente empresarial. Toda empresa possui várias questões que devem ser administradas: finanças, horário dos funcionários, logística, armazenamento de materiais, transporte, etc. Se uma empresa tem um sistema de gestão eficaz, ela raramente tem surpresas desagradáveis.

ENTENDI. MAS, QUAL O MELHOR SISTEMA DE GESTÃO?

Sistema de GestãoTrata-se de uma pergunta complicada. É o mesmo que perguntar: “Como estudar matemática?”. Algumas pessoas gostam de estudar à noite, pois tem menos barulho; outras preferem escutando música; outras preferem em grupo; outras lendo a teoria... É muito particular de cada pessoa.

O melhor sistema de gestão é aquele que se aplica melhor à sua empresa. Veja que, no caso apresentado no começo do artigo, a simplicidade era mais eficaz do que a tecnologia.

Porém, existem sistemas de gestão criados com base em estudos profundos, que são robustos e notadamente eficazes.

É o caso dos sistemas de gestão apresentados pela International Organization for Standardization. As normas ISO 9.001 (Sistema de Gestão da Qualidade), ISO 14.001 (Sistema de Gestão Ambiental) e OHSAS 18.001 (Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional) são alguns exemplos.

A normalização é tecnologia consolidada, que nos permite confiar e reproduzir infinitas vezes determinado procedimento, seja na área industrial, seja no campo de serviços, ou em programas de gestão, com mínimas possibilidades de errar, entre outros aspectos altamente positivos.

Pedro Buzatto Costa, Presidente do Conselho Deliberativo da ABNT, em "História da normalização brasileira". Associação Brasileira de Normas Técnicas. – Rio de Janeiro: ABNT, 2011.

As ISOs e a OHSAS são como manuais de instrução de como gerenciar uma disciplina de maneira eficaz. É tipo uma receita para fazer um bolo!

É impressionante que, quando você conhece uma norma de sistema de gestão, você consegue aplicá-la, inclusive, no seu dia a dia.

Em nossos artigos nós trataremos muito da ISO 9001:2015, da ISO 14001:2015 e da OHSAS 18:001:2007*.

*Futura ISO 45001:2016.

A BASE DO SISTEMA DE GESTÃO

As normas de sistema de gestão possuem uma base comum. Trata-se do ciclo PDCA, criado na década de 1920 por um físico norte-americano.

O ciclo descreve as 4 etapas básicas da gestão eficaz:

PDCA
O ciclo PDCA em um sistema de gestão: Planejar, Executar, Verificar e Agir.

Então, basicamente, um processo é desenvolvido da seguinte maneira:

1 – Inicia-se o planejamento do processo, estabelecendo-se as formas como ele será realizado, seus cronogramas, prazos e outros fatores importantes para sua correta execução.

2 – Uma vez planejado o processo, inicia-se a sua execução, considerando-se e aplicando tudo o que foi previamente planejado, da forma mais fiel possível.

3 – Após (ou durante) o desenvolvimento da atividade, realizam-se avaliações de verificação, com o intuito de identificar oportunidades de melhoria (se a execução está ocorrendo da forma planejada, se o planejamento foi adequado ao processo, se os equipamentos são suficientes, se os resultados são satisfatórios, etc).

4 – Iniciam-se, então, ações com o intuito de sanar os pontos fracos identificados na fase anterior.

5 – Planeja-se novamente a atividade, levando-se em consideração as ações propostas na fase anterior.

6 – Executa-se novamente o processo, considerando-se o novo planejamento.

7 – Verificam-se os resultados do processo.

8 – Age-se sobre as oportunidades de melhoria.

Você consegue notar por que o PDCA é um ciclo? Simplesmente porque ele nunca termina, sempre voltando novamente ao início. Isto garante que o seu processo seja constantemente avaliado e melhorado continuamente!

Veja o exemplo abaixo! Nele, o ciclo foi adotado para o armazenamento de produtos químicos.

PDCA Produto Químico

Entendeu? Viu como o sistema de gestão não é algo para complicar sua vida?

O que você achou deste artigo? Deixe um comentário abaixo dizendo se ele está completo, se há algo errado ou confuso, se você ainda tem dúvidas, ou simplesmente elogiando. Nós levamos sua opinião em consideração para a melhoria contínua do nosso conteúdo! =)

6 Comentários


  1. Muito claro e objetivo, sem abrir mão da qualidade da informação.
    Texto de rápida leitura e fácil de entender.

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    1. Que bom que gostou, Kurt.
      Fique ligado pois, em breve, escreveremos mais sobre sistema de gestão, principalmente sobre a ISO 14001:2015. Para receber novidades, siga-nos no Facebook!

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  2. muito interessante com este site, portanto ja pode responder todos as minhas duvidas. se possível dar uma explicação pra me sobre SEGURANÇA RODOVIÁRIA OCUPACIONAL, ACIDENTE E INCIDENTE NO TRABALHO? Muito Obrigado.

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    1. Olá, Nany.

      Obrigado pelo feedback. Nós vamos considerar a possibilidade de um artigo sobre segurança rodoviária ocupacional.

      Com relação a acidentes e incidentes no trabalho, você pode conferir algumas abordagens de outros artigos:

      Investigação de acidentes – http://ambientesst.com.br/investigacao-acidentes/
      Riscos de acidentes – http://ambientesst.com.br/riscos-de-acidentes/
      Custos de acidentes de trabalho – http://ambientesst.com.br/custos-de-acidentes-de-trabalho/

      Se ainda restarem dúvidas, não hesite em perguntar!

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  3. Excelente artigo, muito simples e objetivo mas possui todas as informações necessárias!

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